El proceso de certificarse en ISO 9001:2015 no es complicado, consiste en una serie de pasos y actividades donde la organización, sintetiza sus operaciones por medio de documentación, estandarización de procedimientos, medición y control de indicadores, lo cual resulta una herramienta clave para la toma estratégica de decisiones. 

Luego de tomar la decisión de certificarse, se debe realizar un diagnóstico inicial con respecto a la norma ISO 9001:2015, en este se contrastará la situación actual de los procesos, la información existente, quiénes son los responsables y qué registros se generan. En caso de que la organización no cuente con el conocimiento para dicho proceso, puede contratarlo externamente con alguna empresa como P4 Consultores.

Después de este diagnóstico, el representante de la dirección, junto con el consultor, realizan un análisis de la información y registros actuales, a continuación se programa conjuntamente el Plan de Trabajo, para documentar la información necesaria para el cumplimiento de la norma. A continuación en este caso la empresa consultora, realiza una etapa de sensibilización en la organización con respecto a la gestión de calidad. En este proceso el consultor, asesora a los colaboradores sobre la metodología y los objetivos del proyecto, de tal manera que el ambiente organizacional sea el adecuado para introducir algún cambio que hubiere lugar y donde toda la organización comprenda que este cambio se enfoca en la satisfacción del cliente.

Después de la ejecución del plan de trabajo, se culmina esta etapa de la implementación de los requisitos de certificación de la norma ISO 9001:2015.

Para evaluar la correcta implementación de las actividades realizadas, se realiza una auditoría interna. Para esta se debe escoger un auditor idóneo, teniendo en cuenta aspectos como la complejidad de la organización, campo de aplicación de la auditoría, requisitos de certificación y nivel de confianza requerido. El objetivo de la auditoría interna es evaluar la conformidad con respecto a la norma como también permite asegurarse previamente a la visita del ente certificador, a quien se podrá demostrar por medio de evidencias objetivas, que existe la documentación requerida y que los registros demuestran que dicha documentación, está implementada y en vigencia.

La auditoría realizada tiene como producto final la elaboración de un informe de auditoría basado en la norma ISO 9001:2015, que contiene la siguiente información: Objetivo, alcance, asistentes, equipo auditor, desarrollo de la auditoría, conclusiones, distribución del informe, confidencialidad, seguimiento del proceso de auditoría y anexos.

En el resultado de la auditoría se encuentran hallazgos que serán de tipo: No Conformidad, desviación u Observación:

No Conformidad: El incumplimiento de un requisito que puede afectar directamente la calidad del producto y se debe proceder a solucionar de inmediato por medio de una Acción Correctiva.

Desviación: donde el incumplimiento de un requisito no afecta directamente a la calidad del producto, son fallos aislados, no sistemáticos y no requieren una solución inmediata.

Observación: Hallazgo que no incumple un requisito de la norma o del cual no hay evidencia objetiva, pero que implicará un alto riesgo futuro.

Posteriormente de cumplir con los requisitos se procederá a solicitar una auditoría externa para la certificación en la norma ISO 9001:2015. Luego de obtener la certificación, sigue el camino del mejoramiento continuo, enfocándose la organización en las directrices para el mantenimiento del sistema.

Al finalizar este proceso la organización estará enfocada al cliente, tendrá mayor confianza de proveedores, mejora su posición competitiva y finalmente aumenta la lealtad de los clientes.

Escrito por Daniel Díaz Jiménez.